Недаром британский премьер-министр Черчилль сделал дневной сон обязательным пунктом своего расписания, и будить его разрешалось только в случае нападения на страну. Пятнадцати минут сна достаточно, чтобы мозг успел освежиться, а организм получил заряд бодрости. 

2. СТРОЙТЕ РЕАЛИСТИЧНЫЕ ПЛАНЫ 

Непременное условие удачного рабочего дня — четкий план. Но не относитесь к нему как к закону — это лишь желаемый путь развития событий, от которого возможны отступления. Разбивайте задачи на «жесткие», привязанные к конкретному времени, «гибкие», которые нужно выполнить в течение дня, и «затратные», которые требуют много времени и сил, но не имеют жесткой временной привязки. 

«Жесткие» встречи, например с кли­ентами, — это каркас дня, на который нанизываются все остальные дела. Планируя их, резервируйте время на дорогу и организационные нестыковки, перед выездом уточняйте, как найти офис, ­нужно ли заказать пропуск, следует ли захватить с собой ноутбук — это сэко­номит время. 

В группе «гибких» задач выделяйте красным маркером две-три самые важные, горящие проблемы и начинайте работу со списком именно с них. Причем записывайте не абстрактно «провести совещание», а сразу формулируйте цель — «дать толчок новому проекту, распределить задания по отделам». Используя сильные, действенные глаголы, вы ориентируйте себя на результат. 

Для решения дел последней, «затратной», категории используйте метод «швейцарского сыра»: выполняйте проект не в логическом порядке, а в произволь­ном, «выгрызая» из разных мест малень­кие или самые приятные кусочки. Через некоторое время в вашем «сыре» будет столько «дырок», что «доесть» его будет несложно. 

3. НЕ ОТКЛАДЫВАЙТЕ ДО ПОСЛЕДНЕГО 

У каждого из нас есть висящие дела — при встрече с ди­ректором узнать о судьбе нового проекта, обновить список рассылки, сдать дубленку в химчистку. Эти задачи не горят, но тормозят развитие долгосрочных проектов. Чтобы не забыть о них в суматохе дел, разбейте их на группы, привязанные к месту или определенному чело­веку — «у начальника», «в бухгалтерии», «по дороге домой». Также мож­но раз­бить их на группы по обстоятельст­вам — «когда одобрили проект», «когда шеф в хоро­шем настроении». 

А вот для решения важных проблем рекомендуют ме­тод «лягушки» — так в тайм-менеджменте называются неприятные, но требующие решения задачи: переговорить с упрямым клиентом, подписать заявление на отпуск у шефа, записаться, наконец, к зубному. Один коллега рассказал, как он решил проблему с налоговой инспекцией. Вопрос был несрочный, но откладывать до бесконечности его было нельзя. 

Он разделил огромную «лягушку» на много маленьких кусочков — прописал целых сто шагов: «купить конверт», «найти в справочнике адрес налоговой», «надписать конверт» и т.д. И каждое утро вычеркивал по пять пунктов. Через месяц вопрос был закрыт. Следуйте испанской поговорке: «Каждое утро съедайте лягушку: если не съесть ее с утра, она будет портить вам настроение весь день». 

4. НЕ РАСПЫЛЯЙТЕСЬ ПО МЕЛОЧАМ 

Начальник спешит поделиться свежими мыслями, коллега просит совета, секретарь переключает по­сторонний звонок... Если сложить вместе эти минуты и прибавить к ним внутренние отвлекающие моменты — «попить кофе», «найти в интернете песню», «позвонить домой», то окажется, что вместе они отнимают если не половину, то как минимум четверть рабочего времени. 

Действенный метод борьбы с воришками — хрономет­раж. Возьмите блокнот и каж­дые полчаса записывайте, чем вы занимались с точностью до пяти минут. Например, 9:15 — зава­рила чай, 9:25 — начала делать отчет, 9:30 — открыла и стала читать почту, 9:35 — зашла Маша, обсудили ее новые туфли, 10:15 — вернулась к отчету.

В конце дня проставьте напротив каждо­го отрезка времени — «продуктивная работа» или «поглотитель времени». Если вы отвлекаетесь на что-то меньше пяти минут, ставьте галочку, а в конце дня сложите галочки, умножив сумму на две-три минуты — и вы получите среднюю цифру «украденного времени». 

5. ЧЕТКО ВЫДЕЛЯЙТЕ ПРИОРИТЕТЫ 

Если принять за факт три простые аксиомы, лежащие в основе тайм-менеджмента, то все сразу встанет на свои места. 

Первое: жизнь дана человеку один раз, и то, чем вы ее наполните, зависит только от вас. Второе: время — это материал, из которого сделана жизнь. Любой другой ресурс в ходе жизни может теряться и приобретаться, и только время тратится. За вычетом сна у нас остается всего триста-четыреста тысяч часов. Во временном смысле никто из людей не миллионер. Третье: время и поступки человека в нем ­необратимы. 

Эти три факта не позволяют бездействовать. Ведь цель 
тайм-менедж­мен­та — не превратить вас в «машину для экономии времени», а помочь изыскать временные ресурсы и пустить их на то, что вам действительно важно. Выделите ключевые области вашей жизни, главные русла, в которых течет ваше время — карьера, образование, семья, друзья, увлечения, здоровье или собственный бизнес, и нарисуйте дерево, где каждое из них — самостоятельная ветвь. 

Ее длина и мощь определяются тем, сколько времени вы уделяете каждой сфере. Так вместо листопада мелких хаотичных дел вы получите ясную картину вашей жизни и поймете, какие области требуют больше времени и усилий. И результат не заставит себя ждать — в скором времени вы увидите реальные плоды своих трудов.

Поделитесь с друзьями: